Umfassende Digitale Business Transformation beim FC Luzern

«Wirklich zu Ende ist ein digitaler Transformationsprozess nie.»

Ein ausführliches Gespräch mit Stefan Wolf, Präsident des FC Luzern, rund um die Digitale Business Transformation bei der FC Luzern-Innerschweiz AG.

Der Name «FC Luzern» steht in erster Linie für Fussball und den Innerschweizer Super League-Club. Hinter dem Sportlichen steht eine Organisation, die sich seit dem Neubau des heimischen Stadions im Jahr 2011 komplett neu aufgestellt und ausgerichtet hat. Entsprechend waren die letzten Jahre geprägt durch einen intensiven Wachstums- und Expansionsprozess und eine breit ausgerichtete und tiefgreifende Professionalisierung, die sich durch alle Bereiche des Unternehmens gezogen hat.

In Folge dessen war es aus Sicht der Führung Zeit, mit einer umfassenden Standortanalyse zu überprüfen, wo das Unternehmen in Sachen IT und Digitalisierung steht. Daraus resultierte die Entscheidung, eine weitreichende digitale Business Transformation einzuleiten. ValueOn hat nicht nur die IT-Standortanalyse durchgeführt, sondern begleitet fortwährend auch den gesamten Prozess der digitalen Business Transformation. Wir haben uns mit Stefan Wolf, Präsident des FC Luzern, unterhalten.

Beim Fussball denkt man in Sachen Investment immer sofort an die Spieler. Sie haben jetzt mit der digitalen Business Transformation ein grosses Investment ins «Fussball-Backoffice» gemacht.

Stefan Wolf: Es ist ein Investment in unseren Businessteil, aber wir verstehen uns selbst als Dienstleister bzw. Zulieferer für den Sport. Unsere Aufgabe ist es, die Voraussetzungen zu schaffen, dass der Sport optimal «performen» kann. Von dem her ist es indirekt wieder ein Investment in den Sport. Mit SAP Sports One haben wir auch direkt die Digitalisierung im Sport weiterentwickelt. Und da der Sport bei uns immer im Zentrum steht, hatte dies auch erste Priorität.

Wie haben Sie den gesamten Transformationsprozess gestartet?

Angefangen haben mit einer umfassenden IT-Standortanalyse. Das resultierte daraus, dass wir in den letzten Jahren als Organisation sehr gewachsen sind, u.a. seit 2011 ein neues Stadion haben und die gesamte Organisation eine deutliche Professionalisierung und markante Vergrösserung durchlaufen hat. Als Folge haben sich natürlich auch unsere Anforderungen an IT und Digitalisierung massiv verändert. Und natürlich haben sich auch IT und Digitalisierung an sich weiterentwickelt und bieten heute ganz neue Möglichkeiten.

«Die Ergebnisse der IT-Standortanalyse wurden von ValueOn in einem «Ergebnis-Portfolio» präsentiert, das u.a. ein digitales Zielbild, ein unternehmensspezifisches IT-Kausalnetz und die Skizzierung einer zukunftsweisenden Roadmap umfasste. Daraufhin haben wir dann die nächsten Schritte eingeleitet.»

Um was ging es in dieser Standortanalyse genau?

Es war uns sehr wichtig, alles genau und kritisch – und ohne es schönzureden – zu analysieren. Wir wollten wirklich wissen, wo wir stehen, was unsere zentralen Handlungsfelder wie auch Risiken sind und daraus eine Roadmap erarbeiten für die nächsten, notwendigen Schritte. Dabei haben wir wirklich die gesamte Organisation durchleuchtet – von der strategischen Ebene der Business-, IT- und Digitalisierungsstrategie bis hin zu Aufgaben, Prozessen und Kompetenzprofilen. Wir haben eine Sourcing Analyse durchgeführt, auf das Compliance-Thema geblickt, die Risiken herausgearbeitet, einen System-, Architektur- und Applikationscheck durchgeführt, den Sicherheitsaspekt unter die Lupe genommen und natürlich auch die Kostenstruktur.

«Die Transformation zeigt mittlerweile deutliche Erfolge und die Mitarbeitenden merken, dass wir uns heute auf einem ganz anderen digitalen Niveau bewegen. Und was man dabei auch nicht vergessen darf: Dieser Prozess hat unsere Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt – gerade für jüngere Mitarbeitende – deutlich erhöht.»

Was war das Ergebnis dieser Analyse?

Uns war damals eigentlich schon länger klar, dass wir in punkto IT und Digitalisierung ein gewisses Nachholbedürfnis hatten. Nach dieser Standortanalyse von ValueOn wurde deutlich: Dieses Gefühl war richtig und wir hatten nun ein klares Bild vor Augen, wo wir stehen und was wir zukünftig tun müssen – vor allem damit unsere IT unser Business gezielter unterstützt. Dass wurde auch visuell sehr gut sichtbar in dem von ValueOn präsentierten «Ergebnis-Portfolio», das u.a. ein digitales Zielbild, ein unternehmensspezifisches IT-Kausalnetz und die Skizzierung einer zukunftsweisenden Roadmap umfasste. Daraufhin haben wir dann die nächsten Schritte eingeleitet.

Wie ging es weiter?

Wir haben uns zunächst der IT- und Digital- wie auch unserer Business-Strategie gewidmet, haben diese überarbeitet, geschärft und in Einklang miteinander gebracht. Wichtig war uns immer, dass die IT-Strategie unsere Business-Strategie gezielt unterstützt. D.h. es ging in der Transformation nicht nur um eine moderne IT-Infrastruktur, Prozessoptimierungen, die Einführung neuer Systeme oder Datensicherheit, sondern auch darum, zukünftig neue Businesserträge aufbauen und erzielen zu können.

Aus dieser Phase heraus wurde schnell klar, dass wir u.a. auch unsere Organisation strukturell fit machen müssen. Entsprechend haben wir mit ValueOn eine Organisationsentwicklung gestartet, angefangen mit dem Aufbau klarer Strukturen und der Abbildung im Organigramm, Regelung der Kompetenzen, Zuständigkeiten und Stellvertretungen, Entwicklung der Geschäftsstelle und der Geschäftsleitung und vielem mehr.

Haben sich daraus auch personelle Veränderungen ergeben?

Ja, wir haben heute u.a. einen Leiter HR und Leiter IT/Digital, das waren zwei wichtige strategische Zielsetzungen. In dieser Phase hat uns auch ValueOn aktiv unterstützt, u.a. in dem Bewerbungs- und Auswahlprozess.

«Es ging uns in der Transformation nicht nur um eine moderne IT-Infrastruktur, Prozessoptimierungen, die Einführung neuer Systeme oder Datensicherheit, sondern auch darum, zukünftig neue Businesserträge aufbauen und erzielen zu können.»

Wie hat die Unterstützung seitens ValueOn zeitlich ausgesehen?

Seitens ValueOn war Markus Mühlemann hauptsächlich für uns tätig. Er hat uns durch die gesamten Prozesse begleitet und geführt und war unser zentraler Ansprechpartner – im Sinne des Single Point of Contact. In dieser Phase der digitalen Transformation war er mehrheitlich einen Tag pro Woche bei uns im Haus. Je nach Thema und Aufgabe kamen weitere Experten aus dem ValueOn-Team zum Einsatz, wie z.B. Patrick Motsch im Zuge des Facility-Management-Projekts, oder auch Richard Salvisberg.

Wo stehen Sie heute?

Schon an einem ganz anderen Ort (lacht). Wir haben zusammengefasst jetzt die Grundlagen in unserer IT geschaffen, um mit der businessorientierten Digitalisierung zu starten. Wir haben moderne Workplaces, eine standardisierte, leistungsfähige IT-Infrastruktur, zentrale und sichere Systeme für unsere Datenerfassung, -bearbeitung und -haltung und für unsere Informations- und Kommunikationsprozesse. Ich merke das auch bei mir selbst. Früher war ich viel mit Blättern unterwegs, heute habe ich alles im Laptop. In den Sitzungen macht sich heute bei uns keiner mehr handschriftliche Notizen.

Bzgl. der angesprochenen businessorientierten Digitalisierung haben wir bisher vor allem in den Sportbereich investiert – u.a. mit der Einführung von SAP Sports One. Diese Plattform verwaltet und führt alle sportrelevanten Daten bis hin zur Verletzungs-Historie der Spieler, Scouting-Berichte, Trainingsprogramme usw.

D.h. es geht nun darum, zukünftig IT und Digitalisierung für neues Business zu nutzen?

Absolut, das ist unser Ziel. Für neues Business, für neue Umsatzquellen, für eine engere Kundenbindung, um bessere Customer Journeys abzubilden, um in Sachen Business unabhängiger von sportlichen Ergebnissen zu werden. Es geht aber auch darum, agiler und schneller auf Einflüsse reagieren zu können und effizienter zu arbeiten.

«Bei ValueOn hat mich vor allem das vernetzte, themenüber- und vorausgreifende Denken und Betrachten sehr beeindruckt. Kombiniert mit der Fähigkeit, Komplexes einfach, für alle verständlich und übersichtlich darzustellen.»

Hat der Prozess auch einen Shift in der Haltung gegenüber Digitalisierung bewirkt?

Auf jeden Fall. Ich persönlich bin nicht unbedingt sehr IT oder digital orientiert gewesen. Und ich habe bemerkt, dass da auch schon mal eine gewisse Scheu oder innere Hemmschwelle aufkommt, wenn es um Digitalisierung geht. Das hat sich mit dieser Transformation allerdings gewandelt; ich habe diese Scheu verloren. Ich bin heute selbst viel digitaler unterwegs und organisiert. Und merke, dass es mir sogar Spass macht, wenn ich sehe, dass ich effizienter und organisierter bin.

Das Gleiche nehme ich auch bei unseren Mitarbeitenden wahr. Anfangs war es ein grosser Aufwand für alle, der oft zusätzlich zum aktuellen Business ablief und von allen ein grosses Engagement verlangte. Aber schlussendlich zeigen sich mittlerweile deutliche Erfolge und die Mitarbeitenden merken, dass wir uns heute auf einem ganz anderen digitalen Niveau bewegen. Und was man dabei auch nicht vergessen darf: Dieser Prozess hat unsere Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt – gerade für jüngere Mitarbeitende – deutlich erhöht.

Ein Blick auf die Leistung von ValueOn: Wovon haben Sie am meisten profitiert?

Eine gute Frage. Mich persönlich hat das vernetzte, themenüber- und vorausgreifende Denken und Betrachten von ValueOn immer sehr beeindruckt. Kombiniert mit der Fähigkeit, Komplexes einfach, für alle verständlich und übersichtlich darzustellen und zu präsentieren. Sie haben uns anschaulich den gesamten, langfristigen Weg aufgezeigt, und dabei immer dargestellt, wie alles miteinander verwoben ist, welche Wechselwirkungen es gibt und was in welcher Reihenfolge und mit welchem konkreten Nutzen gemacht und erzielt werden kann. Das war für mich sehr eindrücklich und hat schlussendlich alle – inklusive unseres Verwaltungsrates – überzeugt.

Ein zweiter Aspekt ist sicherlich die Agilität und die soziale Kompetenz, die ValueOn mitbringt. Fussball ist extrem kurzlebig und alles kann heute anders sein als morgen. Das kann man mit einem normalen Unternehmen nicht vergleichen. Und nach jedem Wochenende spielen auch noch die Emotionen mit rein. Da ist es nicht immer ganz einfach, einen längerfristigen Prozess konsequent zu verfolgen. Diesbezüglich hat ValueOn grosses Verständnis gezeigt und war auch gezwungen, das immer mit zu berücksichtigen und einzubeziehen. Es war phasenweise wie ein Geben und Nehmen und hat immer wieder sehr offene Diskussionen erfordert. Ich denke, in diesem Punkt haben wir beidseitig unglaublich voneinander profitiert.

Und drittens haben wir – auch ich selbst – von ValueOn als kreativer, praxisnaher und kompetenter Sparring-Partner profitiert.

Sie haben einen externen Partner für die digitale Transformation gewählt. Warum?

Intern hätten wir das gar nicht umsetzen können. Und eine zusätzliche Stelle für diese Aufgabe zu schaffen, war aus unserer Sicht nicht zielführend. Dazu kommen die erforderliche Breite und Tiefe des Knowhows, die praktische Erfahrung wie auch die zeitlich oft sehr flexible Kapazität, die für einen solchen Prozess notwendig sind. Rückblickend muss ich sagen: Für uns war das absolut der richtige Entscheid.

Eine Umfrage bei KMUs von ValueOn in Zusammenarbeit mit der Universität St. Gallen zeigte, dass die Bereitschaft zur digitalen Business Transformation durchaus vorhanden ist, aber trotzdem an diversen Hemmschellen scheitert. Was würden Sie diesen Unternehmen raten?

Das kann ich mir gut vorstellen. Die gesamte Transformation ist – insbesondere am Anfang – neben dem Alltagsgeschäft ein grosser zusätzlicher Aufwand. Und dieser zusätzliche Aufwand geniesst nicht immer erste Priorität. Da gilt es wirklich genau hinzuschauen. Zudem muss die Führungsetage diese digitale Transformation, die Digitalisierung vorleben und wirklich wollen. Und es kommt noch hinzu, dass nicht immer sofort konkrete oder spürbare Ergebnisse erzielt werden können. Da gibt es oft eine zeitliche Verzögerung, bis wirklich alles greift und im Alltag sichtbar wird. Ein Beispiel ist das WLAN in unserem Stadion. Seit kurzem, nachdem wir die Infrastruktur geschaffen haben, können wir nun auch allen Besuchern – und das sind ja immer gleich mehrere Tausende – WLAN im gesamten Stadion anbieten. Das ist ein grosser wie auch sichtbarer Schritt in Richtung Digitalisierung, auf dem wir weiter aufbauen werden. Aber das hat diverse Vorarbeiten gebraucht.

«Geschätzt habe ich, dass die Analysen seitens Project Competence nicht nur dokumentiert und begründet waren, sondern uns auch gleichzeitig konkrete Lösungen aufgezeigt wurden.»

Wie geht es weiter mit ValueOn?

Wir werden bis zum Sommer den Part der Organisationsentwicklung im Zuge der Transformation abschliessen. Gleichzeitig haben wir viele Aufgaben und Prozesse, die wir anfangs von extern bezogen haben, nun internalisiert und bei uns implementiert. Somit haben wir im Zuge der Zusammenarbeit eine sehr gute Basis in den letzten Monaten erschaffen, werden aber sicherlich punktuell weiter mit ValueOn zusammenarbeiten. ValueOn hat ja mittlerweile viel Wissen über unsere Organisation aufgebaut, und das können wir sicherlich bei anderen Themen nutzen. Denn wirklich zu Ende ist ein digitaler Transformationsprozess ja nie.

Herr Wolf, herzlichen Dank für das offene und spannende Gespräch. 

 

Zum Unternehmen

Die FC LUZERN Gruppe ist heute weit mehr als ein Super League-Fussballverein. Zur Gruppe gehören insgesamt drei verschiedene, in der FCL Holding AG zusammengefasste operative Aktiengesellschaften. Das im Zentrum stehende Thema Fussball ist organisatorisch, wirtschaftlich und juristisch in der FC Luzern-Innerschweiz AG zusammengefasst. Das Unternehmen beschäftigte im Jahr 2019/20 im Durchschnitt 166 fest angestellte Mitarbeitende und unterhält einen Personal-Pool von rund 650 Personen (u.a. für den Stadionbetrieb und Bewirtschaftung).